KOLABORASI DAN TEAMWORK DALAM MELAKUKAN OPERASI DI PERUSAHAAN "PT SUCOVINDO VG"

  

Dukungan komputer pada pekerjaan (computer supported co-operative work/ berkolaborasi (kerjasama) kedalam suatu kelompok/group, dengan demikian didalam kelompok tersebut  saling memberikan akses sehingga terjadi perpindahan data dari pihak atau fungsi yang saling terhubung.
Tipe utama dukungan computer diantaranya CSCW) merupakan kegiatan yang terkoordinasi antara indivdu yang:

a.    Sebagai fungsi Komunikasi (Primary  for communication)

•  Electronic mail (email), merupakan media komunikasi yang saat ini sangat signifikan dalam mempercepat komunikasi dan informasi dari dan ke individu.
•  Structured email,  digunakan secara terstruktur dan terencana menjadi suatu grup tertentu yang diorganisasikan berdasarkan topic, atau hal lainnya.
• Teleconferencing, digunakan unutk keperluan pembelajaran jarak jauh (distance learning) dan pertemuan interaktif antar individu.

b.    Penyelesaian Masalah (Joint problem solving)

•  Kolaborasi penyelesaian masalah dan sistem dukungan pembuat keputusan  (Group decision support systems/GDSS) dimana semua kegiatan tersebar pada beberapa lokasi dan semuanya dapat diselesaikan melalui hubungan elektronik video dan data

c.    Integrasi (Integrated systems)

• Seluruh aktifitas dan sistem-sistem yang ada sudah terintegrasi menjadi satu kesatuan tugas, sehingga hubungan lintas unit, sektor dan lokasi dapat menjadi satu kesatuan

Penerapan Sistem-Sistem yang terhubung di PT Sucofindo

      Gambaran Proses Bisnis Utama dan Sistem-Sistem didalam Perusahaan

   

      Workflow kegiatan yang ada di perusahaan secara garis besar adalah sebagai berikut: 

Penjabaran secara mendasar mengenai Proses Bisnis Lintas Fungsi PT Sucofindo (Persero) adalah sebagai berikut:

    Sistem Lintas Fungsi Perusahaan

Perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa  ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan.

Perusahaan memandang bahwa  sistem lintas fungsi yang terintegrasi sebagai cara strategis untuk menggunakan Teknologi informasi dalam berbagi sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok dan mitra bisnis.

Perusahaan menggunakan internet dalam merekayasa ulang dan mengintegrasikan arus informasi di antara proses bisnis internal mereka serta para pelanggan dan pemasok. 

Berbagai perusahaan di seluruh dunia kini menggunakan World Wide Web dan intranet serta ekstranet mereka sebagai standar teknologi untuk sistem informasi lintas fungsi dan antarperusahaan.

Gambaran umum tentang aplikasi berbagai aplikasi lintas fungsi perusahaan yang utama serta saling keterkaitan antarfungsi  disebut arsitektur aplikasi perusahaan.  Arsitektur ini tidak memberikan rincian atau cetak biru aplikasi yang lengkap tetapi memberi kerangka kerja konseptual untuk membantu membayangkan berbagai komponen dasar, proses dan interface dari aplikasi e-business utama dan hubungannya satu sama lain.  Arsitektur aplikasi ini juga menunjukkan berbagai peran yang dimainkan sistem bisnis dalam mendukung pelanggan, pemasok, mitra dan karyawan perusahaan. 

Arsitektur Aplikasi

e- Business PT Sucofindo (Persero)

Aplikasi perusahaan difokuskan untuk menyelesaikan berbagai proses bisnis dasar bersama dengan para pelanggan, pemasok, mitra dan karyawan sebagai pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) terhadap perusahaan.  Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP) berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses keuangannya.  Manajemen hubungan pelanggan (CRM) berfokus pada proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui proses pemasaran,  penjualan dan layanan.  Manajemen hubungan mitra (partner relationship management-PRM) bertujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan.  Manajemen rantai pasokan (supply chain management-SCM) berfokus pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.  Aplikasi manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) berfokus untuk memberi para karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerjasama kelompok dan pengambilan keputusan.

     Peta Kebutuhan Informasi pada Lingkungan e-Business 

Dengan memetakan kebutuhan informasi yang signifikan digunakan dalam pengambilan keputusan perusahaan, maka aplikasi-aplikasi yang ada didalam perusahaan dikembangankan, baik secara internal ataupun melalui aplikasi yang sudah ada dipasar (proprietary).

Setiap aplikasi bertujuan untuk kemudahan interaksi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya, yang sesuai dengan teori Grudin bahwa saling berinteraksi melalui pertukaran data dan informasi akan mempercepat proses tanpa melihat waktu dan lokasi/tempat antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya.

  Sistem Aplikasi Perusahaan yang mendukung Strategi Bisnis untuk Kinerja       Tinggi     di PT Sucofindo (Persero)

  Customer Relationship Management (CRM)

Merupakan salah satu aplikasi yang digunakan dalam mengeksplorasi pasar dan potensi pelanggan dengan menggunakan sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi.

Ruang lingkup adalah semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service)

Faktor penting yang harus ada dalam penerapan CRM adalah :

•      Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
•      Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)
•      Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
•      Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
•      Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
•      Menangani keluhan/komplain pelanggan
•      Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
•      Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan

Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung.

  Supply Chain Management (SCM)

Konsep ini adalah mendekatkan kemitraan kepada para mitra/supplier dalam rangka pemenuhan bahan baku yang mengikuti prinsip just in time, efisien dan efektif dalam kerangka pemenuhannya.

Perusahaan telah menerapkan :

•      E-Logis. Merupakan pemenuhan kebutuhan bahan habis pakai (consumbales) kepada fungsi umum yang kemudian akan melakukan pembelian kepada supplier yang terdaftar sebagai rekanan.

•       E-Procurement. Merupakan konsep tender on line dari para pihak supplier guna menghindari adanya penetapan harga yang telah diatur oleh para supplier. Dengan menerapkan ini, perusahaan menjaga agar seluruh tender yang dilakukan telah sesuai dengan aspek keekonomian harga penawaran. 

            

a.    Human Resources Management (HRM)

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik.

Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Aplikasi yang digunakana saat ini adalah Human Resources Information System (HURIS), yang memberikan informasi mengenai : 

      a)     Pengelolaan informasi kepegawaian
b)    Laporan dan Analisa Kapasitas dan Kababilitas Pegawai
c)     Prosedur terkait dengan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3), dan peraturan kepegawaian lainnya.
d)    Administrasi Fasilitas / Benefit Pegawai.
e)     Pemutakhiran Data Kepegawaian
f)        Integrasi Penggajian, Pencatatan Akuntansi, Pembayaran dan Cash Management dengan Bank

Financial and Accounting Management

Aplikasi yang saat ini digunakan adalah Oracle Finance yang terdiri dari modul Account Receivables, Account Payables dan General Ledger. Aplikasi ini sudah terintegrasi dengan Sistem Managemen Operasional (SIMOS).

Seluruh titik layanan dapat mengakses aplikasi ini sehingga proses pencatatan dan summary dari laporan keuangan dan akuntansi dapat disajikan secara cepat dengan tingkat akurasi yang baik.

Sistem Informasi Manajemen Operasi (SIMOS)

Merupakan sistem pengelolaan order dari seluruh pelanggan yang masuk ke Perusahaan sampai dengan diterbitkannya dokumen tagihan.

Aplikasi ini digunakan oleh fungsi operasi perusahaan dalam mengefisienkan fungsi administrasi yang panjang.

Penempatan server diseluruh layanan memberikan kemudahan dan kecepatan akses pada kebutuhan local, dan secara periodic sistem akan men-generate laporan kedalam aplikasi Orafin Finance melalui suatu aplikasi integratornya.

 Knowledge Management Portal (KM-Portal)

Perusahaan telah memiliki KM-Portal yang bertujuan untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman melalui penulisan ide dan masalah yang dihadapi oleh para pegawai lainnya. Informasi ini berguna bagi pegawai dilokasi lain yang memiliki permasalahan yang sama sebagai dasar penyelesaian.

KM-Portal juga dijadikan sebagai media pembelajaran jarak jauh (distance learning) bagi pegawai dimanapun, karena data yang tersedia meliputi prosedur teknis inspeksi, pengujian dan standar-standar yang digunakan dalam setiap kegiatan dilaprang terkait dengan pekerjaan harian.

 Kolaborasi (Collaboration)

Kolaborasi dengan pelanggan sangat dimungkinkan dikembangkan kedepan oleh Perusahaan mengingat akses, pasar dan potensi pengembangan jasa lebih diarahkan kepada akses pasar regional diluar wilayah Indonesia. Hal ini dimaksudkan memberi kemudahan kepada para calon pelanggan di luar negeri yang akan menggunakan jasa inspeksi dan pengujian.

Saat ini system aplikasi telah berkolaborasi melalui jaringan internet dengan Bank Mandiri dalam proses pengelolaan kas, sehingga seluruh transaksi keuangna yang dilakukan baik kepada pihak internal maupun eksternal sudah melalui satu pintu di Bank Mandiri. Dengan demikian ada sebagaian pengalihan pekerjaan kepada pihak Bank untuk eksekusi pembayaran setelah ada approval/persetujuan dari Perusahaan untuk melakukan pembayaran.

Pengembangan lanjutan juga melalui kolaborasi dengan para pihak supplier bahan baku dan tenaga, mempertimbangkan tingkat efisiensi yang tinggi baik dilihat dari penyediaan gudang atau tempat penyimpanan bahan kimia untuk kebutuhan analisa laboratorium.

Pengguna Sistem Aplikasi (User)

  Arsitektur Pengembangan Enterprise Resources Planning (ERP) PT Sucofindo (Persero )

Strategi perusahaan kedepan dengan mempertimbangkan peluang pengembangan bisnis, dan strategi cost leadership yang diterapka oleh perusahaan, maka pengembangan TI kedepan di PT Sucofindo adalah sebagai berikut :

 Kanal akses dari pelanggan dan/atau calon pelanggan dibuka seluas-luasnya yang kemudian diproses oleh sistem internal oleh aplikasi tertentu sesuai service yang diminta oleh pelanggan.

     Pemetaan Grudin’s Space Matrix

Berdasarkan hasil pemetaan aplikasi atas fungsi-fungsi yang sudah terkoneksi secara internal didalam perusahaan dan kegunaan maka dapat dipetakan berdasarkan matriks Grudin’s space matrix adalah :

Pemetaan matrix berdasarkan aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan :

  Dengan menerapkan pola kolaborasi melalui jaringan computer yang tersambung maka pihak   dominan dapat dieliminasi dan informasi dapat mengalir sesuai yang diharapkan

  Kolaborasi menjadi sangat penting saat perusahaan akan menerapkan e-Business 

 Penanganan informasi perlu memperhatikan tingkat security dan kenyamanan khususnya      mengenai traffic dan arsitektur grup yang dibuat sehingga pengguna (user) sangat nyaman untuk   menggunakan aplikasi 

 Perusahaan telah melakukan internal integrasi dan memberikan fasilitas/infrastruktur untuk  penanganan koordinasi lintas unit kerja dan kolaborasi dengan pihak eksternal baik Bank    maupun supplier melalui jaringan internet terkait dengan strategi efisiensi.